รูปแบบการจัดการความรู้โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

รูปแบบการจัดการความรู้โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ของคณะครุศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา

สอดคล้องกับแนวทางการจัดการความรู้ของสำนักงาน ก.พ.ร.ฯ  โดยมีองค์ประกอบสำคัญครบถ้วน ดังนี้

1. มีการใช้กระบวนการจัดการความรู้ (KMP) ตามแนวทางของสำนักงานก.พ.ร. ทั้ง 7 ขั้นตอน ตามลำดับการดำเนินงาน ที่ได้แก่

ขั้นที่ 1 และขั้นที่ 2 การบ่งชี้ความรู้ - การสร้างและแสวงหาความรู้   

ขั้นที่ 3 และขั้นที่ 4 การจัดความรู้ให้เป็นระบบ – การประมวลและกลั่นกรองความรู้

ขั้นที่ 5 ขั้นที่ 6 การเข้าถึงความรู้ – การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้

และ ขั้นที่ 7 การเรียนรู้ ซึ่งบรรจุอยู่ในแผนการจัดการเรียนรู้ ในเฟสต่อไป

2. มีการใช้กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (CMP) ครบทั้ง 6 องค์ประกอบควบคู่กันไปกับ กระบวนการจัดการความรู้ ได้แก่

(1) การเตรียมการและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม

(2) การสื่อสาร

(3) กระบวนการและเครื่องมือ

(4) การเรียนรู้

(5) การวัดผล

(6) การยกย่องชมเชยและให้รางวัล

3. มีปัจจัยแห่งความสำเร็จ ประกอบด้วย

(1) ความสอดคล้องกับกระบวนการจัดการความรู้ ของ สำนักงาน ก.พ.ร. ทั้ง 7 ขั้น  คือ 1. การบ่งชี้ความรู้ มีการศึกษาวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ มีการวิเคราะห์เป้าหมาย และเพื่อให้บรรลุเป้าหมายจำเป็นต้องใช้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร 2. การสร้างและแสวงหาความรู้ มีการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว 3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ มีการวางโครงสร้างคลังความรู้เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต 4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ มีการปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ตรวจสอบความถูกต้อง และปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์ 5. การเข้าถึงความรู้ อาจารย์และบุคลกรสามารถเข้าใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก ด้วยระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)  มีการจัดทำเว็บไซต์ของคณะสำหรับการจัดการความรู้  มี การใช้Forum Web board  เครือข่ายสังคมออนไลน์  เช่น กลุ่มไลน์ กลุ่มเฟสบุ๊ค มีบอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น 6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำการแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้หลายวิธีการ เช่น  Explicit Knowledge ได้จัดทำเป็นเอกสารฐานความรู้โดยเทคโนโลยีสารสนเทศ กรณีเป็น Tacit Knowledge ได้จัดทำเป็นระบบชุมชนแห่งการเรียนรู้ (CoP) เป็นต้น 7. การเรียนรู้ ทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น เกิดระบบการเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ในไปใช้ในการจัดการเรียนการสอนเกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่

(2) ภาวะผู้นำของผู้บริหาร  ผู้บริหารมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการความรู้ในองค์กร โดยคณะครุศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา มีผู้บริหาร ได้แก่ คณบดี รองคณบดี ผู้อำนวยการสำนัก ประธานหลักสูตร ที่ทำหน้าที่บริหารกลุ่มวิชาต่างๆ ซึ่งมีบทบาทในการบริหารงาน วางแผน กำกับดูแล กำหนดแนวทางขับเคลื่อน สร้างความตระหนักแก่บุคลากรที่เป็นผู้ใต้บังคับบัญชา โดยเฉพาะการเป็นที่ปรึกษา และตัวอย่างที่ดีให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้การจัดการความรู้ของหน่วยงานดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ดังต่อไปนี้

2.1 กำหนดนโยบาย ด้านการจัดการความรู้เพื่อสร้างความตระหนัก กระตุ้น และสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรดำเนินกระบวนการจัดการความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการส่งเสริมหรือการให้รางวัลตอบแทนบุคลากรที่มีผลงานในการจัดการความรู้ (เช่น การพิจารณาความดีความชอบประจำปี การมอบของรางวัลหรือใบประกาศ)

2.2 ให้ความสำคัญ กับการจัดการความรู้ และถ่ายทอดความรู้ฝังลึกของบุคลากร โดยเฉพาะบุคลากรอาวุโสหรือบุคลากรที่จะเกษียณ

2.3 ใส่ใจดูแล มีส่วนร่วม เป็นที่ปรึกษา และเป็นตัวอย่างที่ดี ในการเข้าร่วมกิจกรรมการจัดการความรู้ต่างๆ ขององค์กร ด้วยความมุ่งมั่นตั้งใจในการดำเนินงานจัดการความรู้ให้เป็นตัวอย่างที่ดีแก่บุคลากรอื่นๆ โดยเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการจัดการความรู้ขององค์กรทั้งหมดนี้ ด้วยการสนับสนุน งบประมาณ วัสดุอุปกรณ์ หรือ เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับการจัดการความรู้ขององค์กรและการเพิ่มพูนความรู้และทักษะแก่บุคลากรเพื่อการพัฒนตน และ มีเทคนิควิธีการในการทำให้บุคลากรเข้าร่วมดำเนินงานจัดการความรู้ขององค์กร ด้วยการกำหนด กระบวนการจัดการความเปลี่ยนแปลง (CMP: Change Management Process) เต็มรูปแบบในทุกประเภทและทุกขั้นตอนของการจัดการความรู้

(3) องค์ประกอบหลักของการจัดการความรู้ แม้ว่าในสภาพความเป็นจริงที่พบจากผลการตอบแบบสอบถามปลายเปิดเพื่อประเมินสรุปการจัดการความรู้โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ จะพบว่าอาจารย์และบุคลากรบางส่วน ยังขาดวัฒนธรรมด้านการตระหนักรู้ถึงความสำคัญของการจัดการความรู้ และ การทำให้การจัดการความรู้ กลายเป็นส่วนหนึ่งของงานในหน้าที่ รวมถึง ยังไม่ค่อยเห็นความสำคัญในการเข้าร่วมกิจกรรมการจัดการความรู้  แต่เนื่องจากวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้อต่อการจัดการความรู้ของคณะครุศาสตร์ เป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก ต่อการจัดการความรู้ขององค์กรที่มีบทบาทรับผิดชอบในส่วนของการจัดการศึกษาพัฒนาครูเป็นหลัก อย่างเช่น คณะครุศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา ผู้บริหารจึงมุ่งมั่น ที่จะนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการสร้างวัฒนธรรมการจัดการความรู้ขององค์กร ให้เกิดความเชื่อ ค่านิยม และบรรยากาศที่ดีต่อบทบาทในการปฏิบัติงานและการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ด้วยการบรรจุ การฝึกอบรมอาจารย์และบุคลากรให้คุ้นชินกับการใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีต่าง ๆ บนระบบKMS ไว้ในแผนปฏิบัติการ KM เฟสต่อ ๆไป

(4)  การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในกระบวนการจัดการความรู้  เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทและมีความสำคัญอย่างมากต่อการจัดการความรู้ เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่สนับสนุน อำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดการความรู้ ตั้งแต่การสร้าง  การจัดเก็บ การแบ่งปันความรู้ ให้สามารถดำเนินการได้  อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ทั้งยังช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บองค์ความรู้ที่องค์กรสั่งสมมาในรูปแบบต่าง ๆ เช่น จากเอกสารสำคัญ จากบุคคลที่มีความรู้ความชำนาญ จากการวิจัยและพัฒนาเป็นต้น การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในกระบวนการจัดการความรู้ ยังช่วยกระตุ้นให้คนในองค์กรเกิดการเรียนรู้ร่วมกันมากยิ่งขึ้น เนื่องจากเกิดความสะดวกในการเข้าถึงความรู้ได้ในทุกเวลาและสถานที่และมีแหล่งข้อมูลรองรับในเรื่องที่สนใจ การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถส่งผลทั้งเชิงบวกและเชิงลบต่อการดำเนินการขององค์กร จึงจำเป็นต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ  และเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เอื้อต่อการปฏิบัติงานของบุคคลและองค์กร ให้เกิดการเรียนรู้ พัฒนาสมรรถนะและสามารถปรับตัวภายใต้สภาพแวดล้อมได้อย่างมีความสุขและยั่งยืนตลอดไป ซึ่งคณะครุศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลา ได้ริเริ่มนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการจัดการความรู้อย่างเต็มรูปแบบและตั้งใจที่จะหาวิธีดำเนินการในเฟสต่อ ๆ ไป เพื่อให้อาจารย์และบุคลากรทั้งหมด เกิดความรู้ความเข้าใจในระบบKMS และ มีความสามารถในการนำเครื่องมือต่าง ๆ ทางเทคโนโลยีสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นมาใช้ในการปฏิบัติงานควบคู่กันไปกับการจัดการความรู้ได้เป็นอย่างดี

(5) ผลผลิตของรูปแบบการจัดการความรู้ ผลผลิตที่เกิดขึ้นจากแต่ละขั้นตอนของการดำเนินงานตามกระบวนการจัดการความรู้ ตั้งแต่การจัดทำแผนการจัดการความรู้และคู่มือ คลังความรู้ชัดแจ้งที่สอดคล้องกับแผนการจัดการความรู้ที่จัดทำขึ้น เว็บไซต์ระบบการจัดการความรู้ที่เน้นให้เกิดการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศ ในทุกขั้นตอนการดำเนินงานตามกระบวนการ KM  รวมถึง ผลผลิตจากกิจกรรม CoP ด้านการพัฒนาศักยภาพอาจารย์ทางรูปแบบการเรียนการสอนและการทำวิจัย ล้วนเป็นสิ่งที่สะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิผลของรูปแบบการจัดการความรู้โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศของคณะครุศาสตร์ ที่เกิดขึ้นได้ ตั้งแต่ครั้งแรกที่เริ่มดำเนินงานการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ โดยมีระบบการจัดการความรู้ที่เป็นรูปธรรม ในรูปของเว็บไซต์ ที่เชื่อมโยงกิจกรรมการจัดการความรู้ทุกขั้นตอน เข้ากับเครื่องมือและบริการทางเทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งการลองใช้จริงของอาจารย์และบุคลากรในองค์กร ทำให้ทุกคนตระหนักและมองเห็นว่า การมีพื้นที่ที่ได้รับการสนับสนุนทางเทคโนโลยีสารสนเทศ สำหรับรวบรวมจัดเก็บความรู้ต่าง ๆ จากทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานอย่างเป็นหมวดหมู่ และ มีระบบในการจัดการเพื่อให้เกิดการถ่ายทอดกลับ และใช้งานร่วมกันนั้น เป็นสิ่งสำคัญจำเป็นที่สามารถก่อให้เกิดแรงจูงใจในการพัฒนาตนเองของบุคลากร อันจะส่งผลถึงการปฏิบัติหน้าที่ราชการและพัฒนาหน่วยงานที่มีประสิทธิผล จากการเพิ่มความสามารถในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ค้นหานวัตกรรมสำหรับการจัดการเรียนการสอนได้อย่างไร้ข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่ นำไปสู่การใช้เพื่อต่อยอดและขยายให้เป็นเครือข่ายการจัดการความรู้ขององค์กรอย่างยั่งยืนได้ต่อไป แสดงกิจกรรมการให้บริการทางวิชาการแก่สังคมของคณะครุศาสตร์ มหาวิทยาลัยราชภัฏยะลาดังตัวอย่างที่แสดงเป็นแผนภาพ